Mahnung Vorlage kostenlos – Muster, Aufbau & Generator
Eine wirksame Mahnung muss nicht teuer sein. Hier findest du kostenlose Muster für alle drei Mahnstufen, den richtigen Aufbau nach deutschem Recht und einen Generator, der Verzugszinsen automatisch berechnet.
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Was muss eine Mahnung enthalten?
Eine Mahnung ist formlos – sie muss nicht mal schriftlich sein. Trotzdem brauchst du für die rechtliche Wirkung (Verzugsbeginn nach § 286 BGB) einige Pflichtinhalte:
| Pflichtangabe | Erklärung |
|---|---|
| Gläubiger & Schuldner | Vollständige Adressen beider Parteien |
| Rechnungsnummer & -datum | Eindeutige Zuordnung der offenen Forderung |
| Fälligkeit | Wann war die Zahlung laut Rechnung fällig? |
| Offener Betrag | Hauptforderung zzgl. aufgelaufener Zinsen |
| Neue Zahlungsfrist | Konkrete Frist setzen (z. B. 7 oder 14 Tage) |
| Konsequenzen | Ab 2. Mahnung: Hinweis auf weiteres Vorgehen |
Verzugszinsen: Wie viel darf ich berechnen?
Seit dem 01.01.2002 gilt in Deutschland:
| Forderungsart | Verzugszinsen | Basis (2024) |
|---|---|---|
| B2B (Unternehmer → Unternehmer) | Basiszins + 9 % | aktuell ca. 12,62 % |
| B2C (Unternehmer → Verbraucher) | Basiszins + 5 % | aktuell ca. 8,62 % |
Der Basiszinssatz wird zweimal jährlich (01.01. und 01.07.) von der Deutschen Bundesbank festgelegt. Zusätzlich kannst du im B2B-Bereich eine Mahnpauschale von 40 € pro Mahnstufe nach § 288 Abs. 5 BGB verlangen.
Die drei Mahnstufen: Wann schicke ich was?
Zahlungserinnerung (freundlich, formlos)
Kein Rechtsdruck, kein Verzug. Geeignet für gute Kunden und kurze Verzögerungen. Ton: freundlich, vielleicht ist die Rechnung einfach untergegangen.
1. Mahnung (offiziell, mit Fristsetzung)
Setzt Verzug fest (sofern nicht schon eingetreten). Enthält Rechnungsdaten, offenen Betrag, neue Zahlungsfrist (7–14 Tage), ggf. erste Mahngebühr. Ton: sachlich und bestimmt.
2. / Letzte Mahnung (mit rechtlichen Konsequenzen)
Enthält Verzugszinsen, kumulierte Mahngebühren und den Hinweis auf gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso. Setzt letzte Frist (7 Tage). Ton: klar und konsequent.
Muster: 1. Mahnung (Vorlage)
[Deine Adresse]
[PLZ Ort]
[Name des Schuldners]
[Adresse des Schuldners]
[PLZ Ort]
[Ort], den [Datum]
Mahnung · Rechnung Nr. [RE-Nummer] vom [RE-Datum]
Sehr geehrte/r [Herr/Frau Name],
trotz unserer Rechnung vom [RE-Datum] in Höhe von [Betrag] €, fällig zum [Fälligkeitsdatum], haben wir bis heute keinen Zahlungseingang verbuchen können.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag von [Betrag] € bis spätestens zum [Neue Frist: +14 Tage] auf das unten angegebene Konto zu überweisen.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Deine Unterschrift]
IBAN: [Deine IBAN] · BIC: [BIC] · Bank: [Name der Bank]
Felder in kursiv lila durch eigene Daten ersetzen. Der Generator unten macht das automatisch.
Häufige Fehler beim Mahnen
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Keine konkrete Zahlungsfrist setzen | Verzug tritt möglicherweise nicht ein |
| Falsche Verzugszinsen berechnen | Schuldner zahlt nur Teilbetrag |
| B2C: 40 € Pauschale berechnen | Pauschale gilt nur bei B2B (§ 288 Abs. 5 BGB) |
| Kein Nachweis des Zugangs | Schuldner bestreitet Empfang – Einschreiben empfohlen |
| Zu lange warten (> 3 Monate) | Schuldner wird im Nachhinein insolvent |
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